Documento soporte electrónico: compras a no obligados a facturar
No todas tus compras vienen acompañadas de una factura electrónica. Cuando adquieres bienes o servicios de un proveedor no obligado a facturar, la responsabilidad de dejar el soporte tributario recae en tu empresa. Ahí entra el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar.
En este artículo te explicamos qué es, cuándo se genera y por qué es clave para la deducibilidad de tus costos y gastos.
¿Qué es el documento soporte?
Es el documento electrónico que el comprador genera y transmite a la DIAN para respaldar una compra realizada a un proveedor que no está obligado a expedir factura electrónica (por ejemplo, ciertas personas naturales no responsables o proveedores del exterior, según la normativa vigente).
En otras palabras: si tu proveedor no puede facturarte electrónicamente, eres tú quien debe documentar esa operación para que tenga validez fiscal.
¿Por qué es importante?
Sin un soporte válido, ese costo o gasto puede no ser deducible en tu declaración de renta ni dar derecho a impuestos descontables. El documento soporte permite:
- Respaldar la realidad de la operación ante la DIAN.
- Sustentar costos, deducciones e impuestos descontables.
- Mantener trazabilidad y orden contable.
¿Cuándo debes generarlo?
De forma general, cuando se cumplen dos condiciones:
- Realizas una compra de bienes o servicios que impacta tus costos o gastos.
- El proveedor no está obligado a expedir factura electrónica de venta.
El documento debe contener la información mínima exigida por la DIAN (identificación de las partes, descripción, valores, fecha) y transmitirse en los plazos establecidos. Cuando haya devoluciones o ajustes, se emplean las notas de ajuste al documento soporte.
Errores frecuentes
- Asumir que “si no me facturan, no necesito soporte” — el soporte es tu responsabilidad.
- Generarlo tarde o con datos incompletos.
- No integrarlo con la contabilidad, lo que genera reprocesos.
- Confundirlo con la factura electrónica: son documentos distintos con emisores distintos.
Cómo te ayuda ESTUPENDO
Nuestra plataforma de documentos electrónicos te permite generar y transmitir el documento soporte (y sus notas de ajuste) cumpliendo la normativa DIAN, integrado a tu operación para que ningún costo deducible se quede sin respaldo.
¿Quieres asegurar la deducibilidad de todas tus compras? Hablemos.