La factura electrónica como soporte para el cobro jurídico de cartera
En Colombia, cuando una factura electrónica de venta se emite con plazo de pago (crédito), el emisor puede iniciar un proceso de cobro, pero la fuerza probatoria y la vía jurídica dependerán de si la factura adquirió o no la calidad de título valor.
La respuesta debe analizarse desde tres normas principales:
- Código de Comercio (Ley 1231 de 2008 y modificaciones).
- Decreto 1154 de 2020 (RADIAN).
- Estatuto Tributario y reglamentación de la factura electrónica (Resolución 000165 de 2023 y normas que la modifican).
Escenario 1. La factura adquirió calidad de título valor (el escenario ideal)
Si la factura cuenta con los eventos correspondientes, el emisor puede acudir directamente a un proceso ejecutivo, ya que la factura presta mérito ejecutivo. Los principales elementos probatorios son:
- Factura electrónica validada por la DIAN — debe acreditarse que fue generada, validada previamente por la DIAN y entregada al adquirente. Demuestra la existencia de la obligación.
- Acuse de recibo de la factura electrónica — demuestra que el comprador recibió la factura.
- Recibo del bien o servicio — demuestra que el adquirente recibió efectivamente los bienes o servicios.
- Aceptación expresa o tácita — el documento más importante. Con la aceptación, la factura adquiere plenamente la calidad de título valor.
- Certificado RADIAN — cuando la factura fue registrada en RADIAN, el certificado de eventos constituye un elemento probatorio muy importante.
Escenario 2. El cliente nunca generó eventos
Aquí cambia completamente el panorama. La factura sigue siendo prueba de la operación comercial, pero puede no reunir todos los requisitos para un proceso ejecutivo basado exclusivamente en el título valor.
En ese caso el acreedor puede soportar el cobro con: factura electrónica, orden de compra, contrato, cotización aceptada, remisiones, actas de entrega, correos electrónicos, evidencia de prestación del servicio, certificados de recibido, estados de cuenta, reconocimiento de deuda o extractos contables. Es decir, cualquier medio probatorio permitido por la legislación colombiana.
Dependiendo del caso, el proceso podrá ser ejecutivo o declarativo.
¿Qué ocurre con la aceptación tácita?
La aceptación tácita es probablemente la herramienta más poderosa para un emisor. Si se cumplen los requisitos legales (se envió la factura, se recibió, se recibió el bien o servicio y no hubo reclamo dentro del término legal), la ley presume que el comprador aceptó la factura. Esto fortalece enormemente la posibilidad de iniciar un proceso ejecutivo.
¿Qué puede pedir un juez?
Normalmente el juez solicitará verificar la existencia de la obligación. Los documentos más relevantes serán:
- ✔ Factura electrónica validada.
- ✔ CUFE.
- ✔ XML.
- ✔ Representación gráfica.
- ✔ Acuse de recibo.
- ✔ Recibo del bien.
- ✔ Aceptación expresa o tácita.
- ✔ Certificado de eventos DIAN/RADIAN.
- ✔ Contrato u orden de compra (si existe).
- ✔ Evidencia de entrega del bien o prestación del servicio.
- ✔ Estado de cuenta que demuestre el incumplimiento del plazo de pago.
Desde la perspectiva de ESTUPENDO
Muchas empresas creen que generar los eventos de la factura electrónica es únicamente un requisito normativo. En realidad, esos eventos construyen el expediente probatorio de la operación comercial.
Cuando un cliente utiliza la plataforma para generar y conservar de forma organizada la factura, el acuse de recibo, el recibo del bien o servicio, la aceptación expresa o tácita, las evidencias de entrega y la trazabilidad de los eventos registrados ante la DIAN, dispone de un conjunto de documentos que fortalecen la gestión de cartera y facilitan un eventual proceso de cobro judicial.
No obstante, es importante precisar que la decisión sobre el mérito ejecutivo de una factura y la suficiencia de las pruebas corresponde al juez competente, quien valorará el cumplimiento de los requisitos legales y las circunstancias particulares de cada caso. Por ello, aunque la correcta generación de los eventos fortalece significativamente la posición del acreedor, siempre es recomendable complementar el expediente con la documentación contractual y operativa disponible.